martes, 24 de mayo de 2011
jueves, 12 de mayo de 2011
Caso recuperación logística
“Se le tiene S.A” es una empresa que trabaja con licores y se ha destacado por su enfoque en Justo A Tiempo (JIT) y Lean Manufacturing. Pero desde hace unos meses, ha venido presentando una disminución en el nivel de servicio al cliente y ha aumentado en sus costos operativos, debido al ingreso de las compañías internacionales en este mercado.
Además de esto, “Se le tiene S.A” tiene unos costos operativos muy altos en comparación con sus competidores directos, a pesar de tener una política de producción bajo pedido.
Adicional a esto, ellos manejaban unos costos excesivamente altos, relacionados con la gestión de compras, producción y almacenes, los cuales fueron generados por algunas ineficiencias en la compañía. Es por culpa de este panorama, que la Alta gerencia decide que se debe lanzar un proyecto para analizar, plantear e implementar las soluciones logísticas necesarias para alcanzar las nuevas ventajas competitivas alineadas con la estrategia corporativa.
Es por esta razón, que la Alta gerencia decide crear un equipo de trabajo mixto, conformado por una consultora externa y cuatro personas claves en la logística de la empresa, para realizar un diagnóstico de las áreas a mejorar:
De la evaluación hecha durante un mes, por el equipo de trabajo designado, se concluyó que las áreas que tenían mayores problemas y que debían ser mejoradas eran:
1. Información: Se detectó que tenían procesos inadecuados para la gestión de la información en el área logística.
2. Compras: Poseían problemas en la gestión del aprovisionamiento.
3. Almacén: Tenían una disposición física del almacén que hacía que el trayecto que tenían que recorrer los empleados y los montacargas fueran más largos.
4. Mejoramiento: Presentaban falencias en la disponibilidad y fiabilidad de la información debido a la introducción manual de datos.
Una vez que identificaron las áreas que presentaban los mayores problemas, se asignó uno de las cuatro personas claves en la logística de la empresa a cada uno de los problemas, además de contar en todo momento con el acompañamiento de la consultora.
Primera problemática (Procesos inadecuados en la gestión de la información en el área logística)
Martha la consultora y Pedro la persona de logística encargada al problema número 1, detectaron que se interrumpía el flujo correcto de la información y de los materiales.
Indagando con el personal de estas áreas, se encontraron con Fernando, encargado de esta área, quien les explicó que los problemas se debían principalmente a dos motivos:
1. Fernando explicó que cuando se diseñaron los procesos, no tuvieron en cuenta el flujo de información que debe haber entre las áreas y departamentos, ya que en este momento uno de los problemas era que el flujo de información era nulo. Además de esto, cuando cada uno de los departamentos definió los procesos, y algunos generaban deficiencias al momento de pasar por varias áreas. Un ejemplo de esto, fue que algunos documentos eran validados hasta tres veces por varios departamentos, ya que algunos no eran consistentes con las planificación de las necesidades de materiales generadas por producción y que en muchos casos compras no empleaba porque no conocía de la existencia de dicha orden.
2. Entre las cosas que Fernando le comentó a Martha, es que estaban teniendo problemas con el ERP que habían implementado recientemente, ya que no cubría las necesidades de información de la compañía, lo que hacía que se tuvieran muchos procesos manuales y por ende los departamentos hacían de forma doble las tareas. Uno de los casos más frecuentes era que no se podía consultar en tiempo real el nivel de inventario de algunos productos, lo que hacía que tuvieran que ir hasta el almacén a verificar de manera visual.
Segunda problemática (Problemas con la gestión de aprovisionamiento)
Después de mirar lo que ocurría en el primer problema Martha se fue donde José, el encargado de logística que había sido asignado a este problema en particular. Aquí se dieron cuenta que los problemas presentados en el aprovisionamiento, se debía a problemas en las áreas de compras y aprovisionamientos.
Para conocer más a fondo la problemática existente, llamarón a Teresa, la encargada de esta área, quien les contó que debido a la desorganización que tenían en la empresa, había mucha falta de información y de procedimientos, por lo que el departamento de Compras, se la pasaba guiando sus decisiones por sus percepciones, por lo que en muchos casos el almacén se encontraba sobredimensionado o en ocasiones no había suficiente inventario.
Además de esto, “Se le tiene S.A” tiene unos costos operativos muy altos en comparación con sus competidores directos, a pesar de tener una política de producción bajo pedido.
Adicional a esto, ellos manejaban unos costos excesivamente altos, relacionados con la gestión de compras, producción y almacenes, los cuales fueron generados por algunas ineficiencias en la compañía. Es por culpa de este panorama, que la Alta gerencia decide que se debe lanzar un proyecto para analizar, plantear e implementar las soluciones logísticas necesarias para alcanzar las nuevas ventajas competitivas alineadas con la estrategia corporativa.
Es por esta razón, que la Alta gerencia decide crear un equipo de trabajo mixto, conformado por una consultora externa y cuatro personas claves en la logística de la empresa, para realizar un diagnóstico de las áreas a mejorar:
De la evaluación hecha durante un mes, por el equipo de trabajo designado, se concluyó que las áreas que tenían mayores problemas y que debían ser mejoradas eran:
1. Información: Se detectó que tenían procesos inadecuados para la gestión de la información en el área logística.
2. Compras: Poseían problemas en la gestión del aprovisionamiento.
3. Almacén: Tenían una disposición física del almacén que hacía que el trayecto que tenían que recorrer los empleados y los montacargas fueran más largos.
4. Mejoramiento: Presentaban falencias en la disponibilidad y fiabilidad de la información debido a la introducción manual de datos.
Una vez que identificaron las áreas que presentaban los mayores problemas, se asignó uno de las cuatro personas claves en la logística de la empresa a cada uno de los problemas, además de contar en todo momento con el acompañamiento de la consultora.
Primera problemática (Procesos inadecuados en la gestión de la información en el área logística)
Martha la consultora y Pedro la persona de logística encargada al problema número 1, detectaron que se interrumpía el flujo correcto de la información y de los materiales.
Indagando con el personal de estas áreas, se encontraron con Fernando, encargado de esta área, quien les explicó que los problemas se debían principalmente a dos motivos:
1. Fernando explicó que cuando se diseñaron los procesos, no tuvieron en cuenta el flujo de información que debe haber entre las áreas y departamentos, ya que en este momento uno de los problemas era que el flujo de información era nulo. Además de esto, cuando cada uno de los departamentos definió los procesos, y algunos generaban deficiencias al momento de pasar por varias áreas. Un ejemplo de esto, fue que algunos documentos eran validados hasta tres veces por varios departamentos, ya que algunos no eran consistentes con las planificación de las necesidades de materiales generadas por producción y que en muchos casos compras no empleaba porque no conocía de la existencia de dicha orden.
2. Entre las cosas que Fernando le comentó a Martha, es que estaban teniendo problemas con el ERP que habían implementado recientemente, ya que no cubría las necesidades de información de la compañía, lo que hacía que se tuvieran muchos procesos manuales y por ende los departamentos hacían de forma doble las tareas. Uno de los casos más frecuentes era que no se podía consultar en tiempo real el nivel de inventario de algunos productos, lo que hacía que tuvieran que ir hasta el almacén a verificar de manera visual.
Segunda problemática (Problemas con la gestión de aprovisionamiento)
Después de mirar lo que ocurría en el primer problema Martha se fue donde José, el encargado de logística que había sido asignado a este problema en particular. Aquí se dieron cuenta que los problemas presentados en el aprovisionamiento, se debía a problemas en las áreas de compras y aprovisionamientos.
Para conocer más a fondo la problemática existente, llamarón a Teresa, la encargada de esta área, quien les contó que debido a la desorganización que tenían en la empresa, había mucha falta de información y de procedimientos, por lo que el departamento de Compras, se la pasaba guiando sus decisiones por sus percepciones, por lo que en muchos casos el almacén se encontraba sobredimensionado o en ocasiones no había suficiente inventario.
Debido a estos problemas, ellos estaban teniendo problemas para analizar la rotación de los productos, y por ende para saber qué cantidades correctas se debían comprar y la forma como se organizaría en el almacén.
Tercera problemática (Mala disposición física del almacén)
Una vez llega Martha y Juan, tercer en cargado del área de logística; deciden buscar al encargado de esa área, en este caso el señor Holguín, quien les contó que desde que se inició la empresa, no se ha tenido en cuenta la replantación del lay out, y ahora son una empresa que ha crecido mucho pero que no ha realizado la reestructuración del lay out. Algunos de los problemas que se han presentado, son:
· Se han presentado ineficiencias en el manejo de los materiales del almacén.
· Almacenaje inadecuado para algunos productos, que se encontraban en cajas de cartón.
· Debido a que hacían falta algunas estanterías, se habían apilado algunas cajas, lo que dificultaba el almacenaje bajo FIFO, lo que hizo q la rotación de productos fuera más lenta o incluso nula en algunos casos.
Cuarta problemática (Falencias en la disponibilidad y fiabilidad de la información, ocasionada por la introducción manual de datos)
Siendo este el último problema detectado, Martha y Andrea, la cuarta persona encargada de logística, van a indagar qué es lo que está sucediendo allí.
Tomás, uno de los operarios más antiguos de la empresa dice que del problema que se les está presentando con la introducción manual de los datos, es que hay más posibilidad de errores y el desconocimiento en tiempo real de las existencias que hay en los dos almacenes que ellos manejan (tanto de materia prima como de producto terminado).
Al escuchar esto, Martha y Andrea decidieron buscar a Francisco, el encargado de esa área, quién les contó más a fondo la gravedad de este problema; ya que la empresa también trabaja los fines de semana, por lo que el alta manual de los productos en el almacén de producto terminado, implicaba que se tuviera que hacer lo mismo en el almacén de materias primas, por lo que siempre han tenido un desfase de 2,5 días, entre el consumo de los artículos del almacén de materia prima y la introducción al sistema, reportando su consumo y posterior reposición.
Después de ver lo que pasaba en la empresa, Martha y su equipo de colaboradores logísticos, están buscando tres estudiantes de la Icesi que evalúen la situación, y les dieron un plazo de dos semanas para analizar los problemas a fondo y determinar cuáles eran las soluciones más adecuadas para estos problemas.
jueves, 31 de marzo de 2011
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